ABBYY FineReader PDF kann zwei Versionen eines Dokuments miteinander vergleichen – auch dann, wenn die Dateien nicht exakt dasselbe Format haben. Besonders interessant ist die Funktion für zwei PDFs, einen Scan gegen eine PDF-Version oder Word gegen PDF.
Wichtig: Compare Documents ist nicht in jeder Edition enthalten
ABBYY weist für FineReader PDF 16 ausdrücklich darauf hin, dass die Funktion Compare Documents zur Corporate-Version gehört. Die Standard-Version enthält diese Funktion nicht.
Wenn der Menüpunkt bei dir fehlt, muss das also nicht an einer falschen Einstellung liegen. Prüfe zuerst deine FineReader-Edition.
Was vergleicht ABBYY eigentlich?
Der Dokumentvergleich konzentriert sich auf inhaltliche Textunterschiede. ABBYY beschreibt die Funktion so, dass wesentliche Änderungen wie gelöschter, eingefügter oder bearbeiteter Text erkannt werden.
Kleine Unterschiede bei Schriftarten, Leerzeichen, Tabs oder reinem Layout werden dagegen weitgehend ignoriert. Genau deshalb eignet sich die Funktion gut für Versionskontrolle und Korrekturlesen.
Zwei PDFs vergleichen
Der Ablauf ist grundsätzlich einfach:
- FineReader PDF beziehungsweise ABBYY Dokumente Vergleichen öffnen.
- Erste PDF-Version links laden.
- Zweite PDF-Version rechts laden.
- Dokumentsprache auswählen.
- Auf Vergleichen klicken.
FineReader analysiert beide Dateien und zeigt erkannte Unterschiede anschließend in beiden Dokumentansichten sowie in einer Ergebnisliste an.
Wo starte ich den Vergleich?
ABBYY dokumentiert mehrere Startwege. Je nach Oberfläche findest du die Funktion beispielsweise über:
- Neuer Task → Vergleichen
- Neuer Task → Werkzeuge → Dokumente vergleichen
- PDF-Editor → Datei → Dokumente vergleichen
- OCR-Editor → Werkzeuge → Dokumente vergleichen
Zusätzlich kann bei entsprechender Installation ein Eintrag im Windows-Kontextmenü vorhanden sein.
Seite-an-Seite-Ansicht
Nach dem Vergleich zeigt FineReader die Dokumente nebeneinander. Wählst du einen Unterschied in der Ergebnisliste aus, werden die entsprechenden Stellen in beiden Dokumenten markiert.
Das parallele Scrollen ist besonders hilfreich bei längeren Verträgen, Übersetzungen oder Korrekturfassungen.
Welche Unterschiede werden erkannt?
ABBYY unterscheidet vor allem:
- eingefügten Text
- gelöschten Text
- geänderten Text
Die Ergebnisliste zeigt zusätzlich die Seitenpositionen der Abweichungen.
Scan gegen digitale PDF vergleichen
Eine der Stärken von FineReader ist der formatübergreifende Vergleich. Ein eingescanntes Dokument kann mit einer digitalen PDF oder sogar mit einem Word-Dokument verglichen werden.
Dabei spielt OCR eine zentrale Rolle, weil der Scan zunächst in Text umgewandelt werden muss.
OCR-Fehler nicht mit echten Änderungen verwechseln
Bei schlechten Scans kann FineReader einzelne Buchstaben falsch erkennen. Dadurch entstehen scheinbare Unterschiede, obwohl die Vorlagen inhaltlich identisch sind.
Vor einem wichtigen Vergleich sollte deshalb kontrolliert werden:
- richtige OCR-Sprache
- ausreichende Scanqualität
- korrekte Seitenausrichtung
- keine stark verzerrten oder abgeschnittenen Bereiche
PDF-Text oder OCR verwenden?
FineReader kann je nach Vergleichsmodus vorhandenen PDF-Text verwenden oder OCR einsetzen. ABBYY dokumentiert unter anderem Modi wie:
- nur vorhandenen PDF-Text verwenden
- automatisch zwischen PDF-Text und OCR wählen
- nur OCR verwenden
Wenn ein PDF eine fehlerhafte oder unsichtbare Texterkennung enthält, kann ein OCR-basierter Vergleich sinnvoller sein.
Wann AutoChoose sinnvoll ist
Für gemischte Dateien ist die automatische Auswahl häufig praktisch. FineReader entscheidet dann, ob vorhandener PDF-Text oder OCR geeigneter ist.
Bei sehr wichtigen Dokumenten sollte man trotzdem stichprobenartig kontrollieren, ob die Erkennung plausibel ist.
Satzzeichenunterschiede
In erweiterten Vergleichsoptionen kann ABBYY Unterschiede bei Satzzeichen gezielt behandeln. Das ist nützlich, wenn du beispielsweise nur größere Textänderungen sehen möchtest und Kommaabweichungen weniger wichtig sind.
Für sprachliche Korrekturen sollte man Satzzeichen dagegen nicht automatisch ignorieren.
Ein-Buchstaben-Unterschiede
ABBYY kennt außerdem Optionen, sehr kleine Unterschiede wie einzelne Zeichen auszublenden. Auch hier hängt die richtige Einstellung vom Zweck ab.
Bei Verträgen, Zahlen, Namen oder Übersetzungen kann ein einziges Zeichen entscheidend sein. Dann solche Unterschiede nicht ausblenden.
Kopf- und Fußzeilen
Bei Dokumenten mit wechselnden Seitenzahlen, Datumsangaben oder automatischen Fußzeilen können viele irrelevante Treffer entstehen. FineReader bietet Optionen, Kopf- und Fußzeilen anders zu behandeln beziehungsweise vom Vergleich auszunehmen.
Das kann den Bericht erheblich übersichtlicher machen.
Unterschiede gruppieren
FineReader gruppiert zusammengehörende Abweichungen. Das erleichtert die Arbeit bei längeren geänderten Textabschnitten.
Für sehr detaillierte technische Prüfungen kann es sinnvoll sein, die Gruppierung zu deaktivieren und Unterschiede einzeln anzusehen.
Ergebnisse als PDF speichern
Die Vergleichsergebnisse können als PDF gespeichert werden. FineReader fügt dabei für Unterschiede Kommentare beziehungsweise Markierungen hinzu.
Das ist praktisch, wenn der Empfänger die Änderungen direkt im PDF nachvollziehen soll.
Ergebnisse als Word-Datei
ABBYY kann einen Vergleich auch als Word-Datei mit Änderungsnachverfolgung ausgeben. Dabei weist ABBYY darauf hin, dass es sich um eine erkannte Version des Originaldokuments handelt.
Das bedeutet: Das Word-Dokument eignet sich zum Prüfen der Unterschiede, sollte aber nicht automatisch als layoutidentische Rekonstruktion des Originals betrachtet werden.
Unterschiedsliste als Word-Tabelle
Zusätzlich lassen sich die gefundenen Differenzen als Tabelle speichern. Das ist besonders hilfreich, wenn ein Kunde oder Kollege eine kompakte Liste der Änderungen benötigt.
Zwei identische PDFs melden trotzdem Unterschiede
Dann zuerst prüfen:
- unterschiedliche OCR-Textebene
- Scanqualität
- abweichende Spracheinstellung
- veränderte Kopf-/Fußzeilen
- unsichtbare Zeichen
- Seitenreihenfolge
Bei gescannten Dokumenten ist ein scheinbarer Unterschied nicht automatisch eine echte Textänderung.
Vergleich von Übersetzungen
Compare Documents eignet sich in erster Linie für zwei Versionen desselben sprachlichen Inhalts. Eine deutsche und eine tschechische Übersetzung gegeneinander zu vergleichen ergibt als Textvergleich keinen sinnvollen Änderungsbericht, weil praktisch jeder Satz unterschiedlich ist.
Für Übersetzungsprüfung braucht man stattdessen Ausgangstext und Zieltext mit sprachlich-inhaltlicher Zuordnung.
Große Dokumente
Bei sehr umfangreichen PDFs benötigt der Vergleich mehr Zeit und Arbeitsspeicher. Wenn nur ein einzelnes Kapitel geprüft werden soll, kann es effizienter sein, vorab nur den relevanten Seitenbereich als eigene Datei zu speichern.
Vor Vergleich eine Kopie behalten
Der Vergleich selbst verändert die Originaldokumente nicht. Trotzdem sollte bei produktiven Dokumenten immer mit klar benannten Versionen gearbeitet werden, beispielsweise vertrag_v1.pdf und vertrag_v2.pdf.
Empfohlener Workflow
- Prüfen, ob FineReader Corporate mit Compare Documents vorhanden ist.
- Beide Dokumentversionen eindeutig benennen.
- Dokumentsprache korrekt setzen.
- Bei Scans OCR-Qualität prüfen.
- Vergleich starten.
- Ergebnisliste systematisch durchgehen.
- Unwichtige Unterschiede bewusst ausblenden, nicht automatisch ignorieren.
- Bericht als PDF oder Word sichern.
Fazit
ABBYY FineReader PDF Corporate kann zwei PDFs sehr gut auf Textunterschiede vergleichen und sogar Scans oder unterschiedliche Dateiformate miteinander abgleichen. Besonders hilfreich sind die Seite-an-Seite-Ansicht, die zentrale Unterschiedsliste und der Export als kommentiertes PDF oder Word-Bericht. Bei gescannten Dokumenten entscheidet allerdings die OCR-Qualität darüber, ob ein gemeldeter Unterschied wirklich im Original vorhanden ist oder nur durch die Texterkennung entstanden ist.