Eine PST-Datei ist weiterhin ein praktischer Weg, Outlook-Daten lokal zu sichern oder zwischen Installationen zu übertragen. Microsoft unterstützt den Export von E-Mails, Kontakten und Kalenderdaten in eine Outlook-Datendatei (.pst).
PST-Export im klassischen Outlook
- Datei → Öffnen und exportieren → Importieren/Exportieren öffnen.
- In Datei exportieren wählen.
- Outlook-Datendatei (.pst) auswählen.
- Postfach oder gewünschten Ordner auswählen und bei Bedarf Unterordner einschließen.
- Speicherort und Dateinamen festlegen.
- Export abschließen.
Export im neuen Outlook
Microsoft hat die PST-Unterstützung im neuen Outlook erweitert. Der Export wird über Einstellungen → Dateien → Exportieren gestartet. Welche PST-Funktionen verfügbar sind, hängt von Outlook-Version, Kontotyp und Plattform ab.
Vorher alle E-Mails lokal synchronisieren
Bei Exchange- oder Microsoft-365-Konten kann Outlook so eingestellt sein, dass lokal nur ein begrenzter Zeitraum vorgehalten wird. Wer wirklich das gesamte Postfach exportieren möchte, sollte vorher prüfen, ob der Synchronisierungszeitraum auf Alle steht.
PST nicht direkt in OneDrive synchronisieren
Microsoft warnt davor, aktive PST-Dateien in einem automatisch synchronisierten OneDrive-Ordner zu verwenden. Für Backups sollte die fertige PST-Datei sauber geschlossen und anschließend separat gesichert werden.
Was ein PST-Export nicht mitnimmt
Beim Export werden E-Mails einschließlich Anhängen sowie Kontakte und Kalenderdaten kopiert. Bestimmte Metadaten wie Ansichten, Berechtigungen, AutoArchivierungs-Einstellungen, Regeln oder Listen blockierter Absender gehören nicht vollständig zum PST-Export.