Eine Fußzeile in Excel ist besonders praktisch, wenn eine Tabelle ausgedruckt oder als PDF weitergegeben wird. Dort können zum Beispiel Seitenzahl, Dateiname, Datum, Firmenname oder eine kurze Dokumentbezeichnung stehen. Excel behandelt Kopf- und Fußzeilen anders als normale Zellen: Sie gehören zum Seitenlayout und erscheinen deshalb vor allem in der Seitenlayoutansicht, in der Druckvorschau und im Ausdruck.
Fußzeile direkt in der Seitenlayoutansicht ändern
Der schnellste Weg führt über die Ansicht Seitenlayout.
- Öffne die gewünschte Arbeitsmappe.
- Wechsle unten rechts in der Statusleiste auf Seitenlayout. Alternativ geht es über Ansicht → Seitenlayout.
- Scrolle im Blatt nach unten, bis der Bereich Fußzeile hinzufügen sichtbar wird.
- Klicke in das linke, mittlere oder rechte Feld der Fußzeile.
- Gib eigenen Text ein oder nutze die eingeblendeten Kopf- und Fußzeilenwerkzeuge für Seitenzahl, Datum, Uhrzeit, Dateiname oder Blattname.
Excel teilt die Fußzeile in drei Bereiche: links, Mitte und rechts. So kann zum Beispiel links der Dateiname, in der Mitte eine interne Dokumentbezeichnung und rechts die Seitenzahl stehen.
Fußzeile über „Seite einrichten“ bearbeiten
Wenn du genauer kontrollieren möchtest, was in der Fußzeile steht, ist der Dialog Seite einrichten übersichtlicher.
- Öffne Seitenlayout beziehungsweise Seitengestaltung.
- Klicke in der Gruppe Seite einrichten auf den kleinen Dialogpfeil rechts unten.
- Wechsle auf den Reiter Kopfzeile/Fußzeile.
- Wähle eine vorhandene Vorlage oder klicke auf Benutzerdefinierte Fußzeile.
- Bearbeite den linken, mittleren und rechten Bereich.
- Bestätige mit OK.
Dieser Weg eignet sich gut, wenn die Fußzeile in mehreren Tabellenblättern gleich aussehen soll oder wenn mehrere Platzhalter kombiniert werden sollen.
Welche Inhalte Excel automatisch einsetzen kann
Statt feste Werte einzutippen, kann Excel dynamische Felder verwenden. Sie werden beim Drucken oder Erzeugen einer PDF automatisch aktualisiert.
- Seitenzahl: sinnvoll bei mehrseitigen Tabellen.
- Anzahl der Seiten: zum Beispiel „Seite 2 von 8“.
- Aktuelles Datum und Uhrzeit: praktisch bei regelmäßig erzeugten Berichten.
- Dateiname: hilfreich, wenn Ausdrucke später dem richtigen Excel-Dokument zugeordnet werden sollen.
- Pfad und Dateiname: nützlich in internen Arbeitsunterlagen.
- Blattname: besonders hilfreich bei Arbeitsmappen mit vielen Tabellenblättern.
Nur auf einer Seite oder auf allen Seiten?
Eine Excel-Fußzeile gehört immer zu den Druckeinstellungen des jeweiligen Arbeitsblatts. Wenn ein Blatt über mehrere Seiten gedruckt wird, erscheint die Fußzeile auf allen Seiten dieses Blatts. Möchtest du in verschiedenen Blättern unterschiedliche Fußzeilen haben, musst du sie je Blatt einstellen.
Excel bietet zusätzlich Optionen für eine unterschiedliche erste Seite sowie unterschiedliche gerade und ungerade Seiten. Diese Funktionen sind vor allem bei umfangreichen Berichten sinnvoll.
Fußzeile in mehreren Tabellenblättern gleichzeitig ändern
Wenn mehrere Blätter exakt dieselbe Fußzeile bekommen sollen, kannst du die betreffenden Blattregister gruppieren.
- Halte Strg gedrückt und klicke auf die gewünschten Blattregister.
- Ändere anschließend die Fußzeile über Seite einrichten.
- Die Einstellung wird auf alle gruppierten Blätter übertragen.
- Danach unbedingt die Gruppierung wieder lösen, damit spätere Änderungen nicht versehentlich auf mehrere Blätter gleichzeitig angewendet werden.
Warum sehe ich die Fußzeile in der normalen Ansicht nicht?
Das ist normal. In der Standardansicht Normal zeigt Excel Kopf- und Fußzeilen nicht direkt im Arbeitsblatt. Sichtbar werden sie in der Seitenlayoutansicht und zuverlässig in Datei → Drucken.
Wenn du also eine Fußzeile eingestellt hast und anschließend in die normale Tabellenansicht wechselst, ist sie nicht verschwunden. Sie ist nur dort nicht eingeblendet.
Fußzeile vor dem Ausdruck kontrollieren
Ich kontrolliere Kopf- und Fußzeilen immer noch einmal über Datei → Drucken. Dort sieht man sofort, ob Text abgeschnitten wird, ob die Seitenzahl korrekt sitzt und ob die Seitenränder genug Platz lassen.
Gerade bei sehr breiten Tabellen kann es passieren, dass Excel die Druckskalierung stark verändert. Die Fußzeile bleibt zwar erhalten, wirkt dann aber eventuell optisch zu nah am Tabelleninhalt. In diesem Fall lassen sich die unteren Seitenränder in den Seiteneinstellungen anpassen.
Fazit
Für eine schnelle Änderung reicht die Seitenlayoutansicht. Für eine saubere und reproduzierbare Konfiguration ist Seitenlayout → Seite einrichten → Kopfzeile/Fußzeile meist der bessere Weg. Dort lassen sich eigene Texte und automatische Felder kombinieren und vor dem Druck zuverlässig kontrollieren.